Hoe zit het met de AVG en het personeelsdossier?

Inmiddels is de Wet AVG sinds 25 mei 2018 een feit. Als het goed is, heb je al een heleboel in kaart gebracht en ben je al aardig op weg. Toch lopen werkgevers nog tegen bepaalde privacy-kwesties aan, zoals het personeelsdossier. SOX legt je in dit artikel uit waar je rekening mee moet houden.

Bewaar gegevens niet langer dan noodzakelijk

Voor het bewaren van werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt één belangrijke regel: de werkgever mag de gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. In de praktijk blijkt dat dit lastig te bepalen is, want soms heb je de gegevens later toch nog nodig. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsconflict dat zich een aantal jaren geleden heeft voorgedaan maar nog wel van belang is bij de opbouw van een ontslagdossier.

Leg niet meer vast dan nodig is

Werkgevers mogen niet meer gegevens vastleggen in het personeelsdossier dan nodig is. De gegevens moeten echt ter zake doen. En je moet daarbij rekening houden met de privacy van je werknemers.

Verwerk gegevens adequaat

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier. Zorg dat de gegevens die het personeelsdossier staan, kloppen!

Verzoek tot aanpassing of verwijdering gegevens

Werknemers hebben de mogelijkheid om de gegevens in hun personeelsdossier in te zien, en eventueel aan te passen of te laten verwijderen. Bijvoorbeeld als er gegevens instaan die feitelijk onjuist zijn, of als de werkgever gegevens verzameld niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Bewaren van beoordelingsrapport

Er bestaat geen wettelijke bewaartermijn voor verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding wordt meestal als redelijk gezien. Is jouw werknemer nog bij jouw in dienst, dan mag je het beoordelingsrapport tijdens het hele dienstverband bewaren. Voor werknemers die al langere tijd in dienst zijn, moet je je afvragen of een beoordelingsgesprek van 8 jaar geleden nog relevant is.

Vastleggen gegevens bij ziekte

Een werkgever wil een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk weer aan het werk krijgen. Hiervoor heb je informatie van je werknemer nodig. Maar als werknemer heb je ook je privacy rechten. Je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte en dit dus ook niet registreren. De werkgever mag wel de gegevens verwerken die hij van de bedrijfsarts ontvangt en die samenhangen met de re-integratie en het vervolg van de werkzaamheden. Zoals:

  • de werkzaamheden die de werknemer nog wel kan doen of juist niet meer
  • wanneer de werknemer verwacht weer (gedeeltelijk) aan te kunnen werken
  • welke aanpassingen, werkvoorzieningen of hulp de organisatie kan bieden om de re-integratie te bevorderen

Meer informatie over de AVG en het personeelsdossier vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Heb je vragen, dan kun je uiteraard ook altijd contact met ons opnemen.