Vlak voor het aflopen van de termijn van 1 april 2021 is er dan toch duidelijkheid: de termijn voor het verstrekken van een vaste, onbelaste reiskostenvergoeding wordt verlengd tot 1 juli 2021. Toevoeging d.d. 29 mei 2021: inmiddels is de regeling verlengd tot 1 oktober 2021.
De maatregel voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding was in januari al verlengd tot 1 april 2021, maar het kabinet heeft deze maatregel nu doorgetrokken tot 1 juli 2021 (inmiddels 1 oktober 2021). Dit betekent dat je als werkgever de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast mag vergoeden, ook al maakt jouw werknemer deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig). Voorwaarde is wel dat jouw medewerkers deze vergoeding ook vóór 13 maart 2020 al kregen. Het geldt dus niet voor werknemers die na deze datum in dienst zijn gekomen.
Het feit dat het is toegestaan om de reiskostenvergoeding onbelast te blijven uitbetalen, betekent niet dat je als werkgever verplicht bent dit te doen. Veel werkgevers hebben de vergoeding al aan het begin van de crisis stopgezet. Als thuiswerken mogelijk is, maken jouw werknemers immers geen reiskosten. In plaats daarvan kan je overstappen op een declaratiesysteem waarbij je alleen de daadwerkelijk afgelegde kilometers onbelast vergoed.
Het kabinet verlengt deze maatregel toch omdat er nog steeds werknemers zijn die met kosten te maken hebben die gerelateerd zijn aan het reizen voor hun werk. Bijvoorbeeld vaste kosten van een eigen auto die zij eerder gebruikten voor woon-werkverkeer. Of een OV-abonnement dat doorloopt. Sommige werkgevers gebruiken de reiskostenvergoeding ook als een vervanging voor thuiswerkkosten.
Dit jaar kunnen werkgevers thuiswerkkosten nog vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling werd al verruimd voor heel 2021, net zoals in 2020. Ondertussen onderzoekt het kabinet de mogelijkheden van een aanvullende regeling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkkosten. Maar door de demissionaire status van het kabinet en het feit dat er nog geen schot zit in het formatieproces, zal de onbelaste thuiswerkvergoeding nog wel even op zich laten wachten.
Wil je als werkgever je werknemers onbelast compenseren voor de kosten van het thuiswerken, dan ben je dus voorlopig afhankelijk van de WKR. Binnen de WKR is een mogelijkheid om de benodigde inrichting en internetkosten te vergoeden. Daarnaast kan je nog een aparte thuiswerkvergoeding uitkeren, maar die gaat dan ten laste van de vrije ruimte. Houd er wel rekening mee dat je bij het overschrijden van deze vrije ruimte 80% eindheffing moet betalen.
